Архив
документов - это система электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет
систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль
исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным,
отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому
документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию,
удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа,
сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и
многие другие удобства.

Основные функции программы:


* Систематизация учета и хранения документов


Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет
документов по следующим параметрам:
- по типу (договор, смета),
виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний),

- по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),

- по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям,

- по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),

- по теме (возможно описание содержания),
- по статусу
(выполняется, завершено),
- если документ содержится в
электронном виде, указывается путь к файлу.

В целом,
система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный
документооборот.

Программа позволяет систематизировать
хранение документов. В базе указывается:
- место хранения
документов (№ шкафа, полки, папки…),
- дата, до которой
документы должны храниться,
- история выдачи документов на руки
(кто что когда брал)

По каждому документу можно
фиксировать произвольную дополнительную информацию.
Любую
таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или
текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в
формате CSV.

* Контроль исполнения документов по срокам


Система позволяет эффективно управлять процессами движения и
обработки документов.

Реализован контроль работ по
документам на всех стадиях:
- фиксируются сроки начала и
окончания работы с документом каждым исполнителем,
- проводится
контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом
незавершенных заданий.

* Контроль исполнения документов по
ответственным исполнителям

Для каждого документа
отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям.

В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам –
исполнителям с указанием их прав доступа к информации.

Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и
выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует
повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время
согласования документов и принятия решений.

* Оперативный
доступ к документам

Система позволяет произвести мгновенный
поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и
фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и
провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав
доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.

С
помощью программы вы сможете делать следующее:

*
Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
*
Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов

* Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по
нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
* Фильтровать
таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=,
<, <="," <>, "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не
начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE
*
Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица
отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)

* Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться
оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
* Помечать
записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться
серым (или другим) цветом
* Настраивать правила цветовыделения.
Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях
выделять.
* Строить дерево по любым полям с произвольным
количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы

* Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в
таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать
несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
*
Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы
данных с помощью формы "Групповое обновление"
* Создавать новые
хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет,
дата и время, картинка
* Создавать вычисляемые поля для таблиц,
например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
*
Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других
таблиц.
* Создавать новые таблицы с абсолютно такими же
возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы
*
Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого
выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из
других форм при редактировании в форме
* Задавать произвольное
количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо
задать привязку по полям в свойствах таблицы
* Менять порядок
следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью
формы "Настройки"
* Переименовывать поля таблиц и названия самих
таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их
лейблы.)
* Печатать текущее представление любой таблицы с учетом
видимости полей, их ширины и порядка
* Экспортировать данные
любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего
представления таблицы
* Экспортировать текущую запись в MS Word
на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей

* Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы
данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.

Операционная
система: Windows All
Язык интерфейса: Русский
Размер:
13.56 MB (Лекарство в архиве)